Privacy Policy

DOCUMENTO INFORMATIVO  AI SENSI E PER GLI EFFETTI DI CUI ALL’ART. 13 REGOLAMENTO UE 2016/679 (“GDPR”) 

In osservanza al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), Le forniamo le seguenti informazioni in merito al trattamento dei Suoi dati personali, in relazione alla navigazione sul sito www.octa-group.com (il “Sito”).


Il Titolare del trattamento

I Titolari del trattamento, relativamente ai dati trattati tramite il Sito, sono le società del Gruppo OCTA (il “Gruppo OCTA”), ossia:

OCTA, CRIPPA, CMS e SMI (i “Contitolari”), relativamente ai dati personali degli utenti del Sito, determinano congiuntamente le finalità di trattamento, assumendo quindi la qualifica di contitolari del trattamento, ex art. 26 GDPR. I Contitolari hanno determinato con un accordo interno le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi derivanti dalla normativa vigente, i cui contenuti essenziali possono essere consultati in calce alla presente informativa.


Il Responsabile della protezione dei dati

CRIPPA e SMI hanno nominato il proprio Responsabile della protezione dei dati ai sensi degli artt. 37, 38 e 39 GDPR, che potrà essere contattato rispettivamente agli indirizzi di posta elettronica dpo@crippa.it e dpo.smi@smisrl.it, oppure scrivendo al DPO presso la sede delle Società.


Tipologia di dati trattati

Dati personali: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”), per tale intendendosi la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale (considerando 26, 27 e 30). 

Dati di navigazione: i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento dei siti web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'interessato.

Dati comunicati volontariamente: l'invio facoltativo, esplicito e volontario di messaggi agli indirizzi di contatto indicati sul Sito e/o la compilazione dei form di raccolta dati, comportano la successiva acquisizione dell'indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli altri dati personali inseriti. 

Eventuali dati particolari, in caso di candidatura tramite l’area lavora con noi: dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, iscrizione sindacale, dati relativi alla salute (art. 9 GDPR).

Cookies: Per i cookies e le altre tecnologie equiparabili, si veda la cookie policy nel footer del Sito.

Social media: In relazione ai trattamenti dei dati personali effettuati dai gestori dei social media, laddove gli interessati clicchino sul relativo collegamento, si rimanda alle informazioni rese da questi ultimi attraverso le rispettive privacy policy.


Finalità di trattamento, base giuridica e periodo di conservazione dei dati

Finalità A): navigazione sul Sito

BASE GIURIDICA: legittimo interesse dei Contitolari, ex art. 6, par. 1, lett. f) e considerando 47 GDPR. Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse dei Contitolari, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, tenuto conto delle ragionevoli aspettative nutrite dall’interessato in base alla sua relazione con i Contitolari. Attività strettamente necessarie al funzionamento del Sito e all’erogazione del servizio di navigazione. Per i cookies non tecnici e tecnologie equiparate la base giuridica è il consenso, ex art. 6 par. 1 lett. a) GDPR (si veda cookie policy nel footer del Sito).

PERIODO CONSERVAZIONE DATI: fino alla durata della sessione di navigazione (salve eventuali necessità di accertamento di reati da parte dell'Autorità giudiziaria). Per cookies e tecnologie equiparate si veda la cookie policy nel footer del Sito.

NATURA DEL CONFERIMENTO: i dati di navigazione sono necessari al fine di permettere la navigazione del Sito web. Per cookies e tecnologie equiparate si veda la cookie policy nel footer. 


Finalità B): utilizzo di cookies diversi da quelli tecnici e tecnologie equiparabili

BASE GIURIDICA: il trattamento è basato sul consenso dell’interessato, ex art. 6, par. 1, lett. a) GDPR e considerando n. 42 e 43 GDPR.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DATI: si veda la cookie policy nel footer del Sito.

NATURA DEL CONFERIMENTO: si veda la cookie policy nel footer del Sito.


Finalità C): gestione delle richieste di informazioni

I Contitolari trattano i dati personali forniti, tramite e-mail agli indirizzi indicati sul Sito o con la compilazione dei form di contatto ivi presenti, per soddisfare le richieste d’informazione o assistenza degli interessati.

BASE GIURIDICA: legittimo interesse, ex art. 6, lett. f) e considerando 47-50 GDPR. Il trattamento è necessario per perseguire il legittimo interesse dei Contitolari a dare seguito alle richieste dell’interessato.

Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o per l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, ex art. 6, par. 1, lett. b) e considerando n. 44 GDPR.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DATI: per il tempo necessario al soddisfacimento della richiesta e per un massimo di 12 mesi, fatta salva l’ulteriore conservazione che si renda necessaria per finalità di tutela dei diritti dei Contitolari.

NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è facoltativo o necessario a seconda della specifica finalità per la quale il dato viene trattato. Il mancato conferimento dei dati contrassegnati con il simbolo* comporterà l’impossibilità di ottenere quanto richiesto o di usufruire dei servizi dei Contitolari.


Finalità D): marketing

I Contitolari trattano i dati personali, previo consenso, per l’invio di newsletter, materiale promozionale e pubblicitario, offerte commerciali e inviti relativamente al Gruppo OCTA o alle società che ne fanno parte, tramite mezzi automatizzati di posta elettronica e messaggi del tipo SMS, nonché mediante telefonate con operatore. I Contitolari, per confrontare ed eventualmente migliorare i risultati delle comunicazioni automatizzate, utilizzano sistemi con report. Grazie ai report sarà possibile conoscere, per esempio: il numero dei lettori, delle aperture, dei “cliccatori” unici e dei “clic”, i dispositivi ed i sistemi operativi utilizzati per leggere la comunicazione, il dettaglio sull’attività degli utenti, il dettaglio delle e-mail inviate, recapitate e non, nonché di quelle inoltrate.

BASE GIURIDICA: il trattamento è basato sul consenso dell’interessato, ex art. 6, lett. a) e considerando n. 42 e 43 GDPR.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DATI: fino a revoca del consenso (opt-out).

NATURA DEL CONFERIMENTO: Il conferimento è facoltativo. Il mancato conferimento dei dati necessari comporterà l’impossibilità di ricevere comunicazioni di marketing diretto.


Finalità E): profilazione non automatizzata

I Contitolari utilizzano i dati personali, con il consenso dell’interessato, al fine di effettuare analisi, valutazioni e per suddividere gli interessati in gruppi omogenei per caratteristiche, anche in base alla zona ed al settore di appartenenza, per una miglior gestione dei servizi, nonché per invio di comunicazioni promozionali personalizzate.

BASE GIURIDICA: il trattamento è basato sul consenso dell’interessato, ex art. 6, par. 1, lett. a) GDPR e considerando n. 42 e 43 GDPR.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DATI: fino a revoca del consenso (opt-out) e, comunque, fino ad un massimo di 12 mesi.

NATURA DEL CONFERIMENTO: Il conferimento è facoltativo. Il mancato conferimento dei dati necessari comporterà l’impossibilità di effettuare analisi e/o inviare comunicazioni mirate.


Finalità F): selezione del personale

I Contitolari trattano i dati personali dell’interessato per i. attività di ricerca e selezione del personale, al fine dell’eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione con i Contitolari, anche per posizioni differenti rispetto a quelle per le quali l’interessato si è candidato spontaneamente; ii. conservazione dei dati anche per future selezioni; iii. gestione delle candidature in risposta alle offerte di lavoro pubblicate sul sito web; iv. colloqui ed eventuali video-colloqui. 

BASE GIURIDICA: il trattamento è necessario per l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ex art. 6, lett. b) e considerando n. 44 GDPR. Per i dati particolari: prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati nei rapporti di lavoro (autorizzazione generale n. 1/2016 del Garante).

PERIODO DI CONSERVAZIONE DATI: Il periodo di conservazione è di massimo 12 mesi. In linea di principio, i dati raccolti durante il processo di assunzione verranno cancellati non appena evidente che non verrà fatta alcuna offerta di impiego o che l'offerta non sarà accettata dal candidato.

NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è facoltativo. Tuttavia, il mancato conferimento dei dati comporterà l’impossibilità di trattare i dati per le selezioni e l’impossibilità di candidarsi


Finalità G): gestione delle richieste di esercizio dei diritti degli interessati, ai sensi degli artt. 15 e ss. del Reg. UE 2016/679

BASE GIURIDICA: obbligo di legge, ex art. 6, lett. c) GDPR. Il trattamento è necessario per adempiere ad un obbligo di legge a cui sono soggetti i Contitolari.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DATI: il periodo di conservazione è di 5 anni dalla chiusura della richiesta, salvo contenziosi.

NATURA DEL CONFERIMENTO: Il conferimento dei dati personali è necessario per poter dare esecuzione agli obblighi di Legge.


Modalità di trattamento

I Suoi dati non saranno oggetto di diffusione e saranno sottoposti a trattamento manuale tradizionale, elettronico e automatizzato. Si precisa che i Contitolari non effettuano processi decisionali completamente automatizzati.


Luogo di conservazione dei dati

I dati personali raccolti per le finalità descritte nella presente informativa non verranno comunicati e/o trasferiti a società e/o soggetti che si trovino in Paesi Extra S.E.E., ad eccezione di quanto previsto per la finalità B) - utilizzo di cookies diversi da quelli tecnici e tecnologie equiparabili, per cui potrà esservi un trasferimento negli Stati Uniti, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, ex art. 45 GDPR.


Soggetti che hanno accesso ai dati.

I dati personali saranno trattati da: autorizzati al trattamento dei Contitolari (art. 29 GDPR), che agiscono sotto l’autorità dei Contitolari sulla base delle specifiche istruzioni ricevute; titolari autonomi del trattamento; soggetti terzi che svolgono attività per conto dei Contitolari e che sono pertanto inquadrati quali Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), che tratteranno i dati, per le finalità sopra indicate, in conformità alle previsioni del GDPR e alle direttive ricevute. I dati saranno comunicati a destinatari appartenenti alle seguenti categorie, che svolgono la funzione di Responsabile del trattamento oppure operano in totale autonomia come distinti titolari del trattamento: società del gruppo, soggetti incaricati della gestione del sistema informativo dei Contitolari e delle reti di telecomunicazioni, ivi compresa la posta elettronica e il sito web; liberi professionisti, studi o società nell’ambito di rapporti di assistenza e consulenza; soggetti, enti od autorità a cui i Contitolari siano obbligati a comunicare i dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini legittimi.


Diritti dell’interessato

L’interessato potrà esercitare, in qualunque momento, i seguenti diritti, previsti dagli artt. 15 e ss. GDPR: diritto di accesso ai dati personali (art. 15), diritto di rettifica (art. 16), qualora i dati siano non corretti o incompleti, diritto di cancellazione (art. 17), diritto alla limitazione del trattamento (art. 18).  Nei casi previsti l’interessato ha il diritto alla portabilità dei suoi dati (art. 20), che in tal caso verranno forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile, da dispositivo automatico. Ha il diritto di opporsi (art. 21), in qualsiasi momento, al trattamento dei dati basato sul legittimo interesse, e nei casi in cui la base giuridica sia il consenso, ha il diritto di revocare il consenso prestato senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Per facilitare gli interessati nell’esercizio dei diritti loro spettanti in base alla normativa sulla protezione dei dati personali, i Contitolari hanno stabilito di designare un punto di contatto presso la società capogruppo OCTA. Sarà quindi OCTA, che può essere contattata in ogni momento all’indirizzo info@octa-group.com, a fornire riscontro alle loro richieste, nell’interesse del Gruppo OCTA. Per consentire a OCTA di soddisfare le richieste degli interessati, i Contitolari si sono impegnati a inoltrarle le richieste eventualmente ricevute e a fornire alla stessa la collaborazione necessaria alla loro gestione. 

Nel rispetto di quanto previsto dal GDPR, gli interessati potranno esercitare i propri diritti anche direttamente nei confronti di ciascun Contitolare.

Per non ricevere più comunicazioni di marketing diretto (es. e-mail) sarà sufficiente scrivere in qualsiasi momento una e-mail all’indirizzo info@octa-group.com, con oggetto “cancellazione da automatizzato” o utilizzare i sistemi di cancellazione automatica previsti per le e-mail.

Per non ricevere più comunicazioni di marketing diretto tradizionale (telefonate, posta cartacea) sarà sufficiente scrivere in qualsiasi momento una e-mail all’indirizzo info@octa-group.com, con oggetto “cancellazione da tradizionale”.

Per revocare il consenso alla profilazione, si prega di inviare un’email, sempre all’indirizzo info@octa-group.com, con oggetto “no profilazione”

Se l'interessato ritiene che i Contitolari trattino i dati personali in modo scorretto, può contattare la società capogruppo OCTA, oppure ciascun Contitolare, ai recapiti indicati nella sezione “Titolare del trattamento”.

Inoltre, l'interessato ha il diritto di presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, tramite il modulo e la procedura indicata sul sito dell’Autorità.


Aggiornamenti alla nostra Informativa sulla privacy

Potrebbero essere necessari degli aggiornamenti alla presente informativa, anche in conseguenza di eventuali e successive modifiche e/o integrazioni normative. La versione più recente dell’Informativa è sempre disponibile sul Sito.


Ultimo aggiornamento: 26 luglio 2024

Contenuti essenziali dell’accordo di contitolarità


OCTA, CRIPPA, CMS e SMI, congiuntamente, sono di seguito definiti come “Parti” o “Contitolari” e ciascuno singolarmente come “Parte” o “Contitolare”.

PREMESSE

CONTENUTI ESSENZIALI

  1. Relativamente al sito web, vi è contitolarità con riferimento ai seguenti trattamenti: navigazione sul sito web; utilizzo di cookies diversi da quelli tecnici e tecnologie equiparabili; attività di marketing; gestione delle richieste di informazione o assistenza; selezione del personale nell’apposita area del sito; gestione delle richieste di esercizio dei diritti degli interessati, ai sensi degli artt. 15 e ss. del Reg. UE 2016/679.

  2. Sussiste inoltre un interesse legittimo dei Contitolari a trasmettere all’interno del Gruppo OCTA i dati personali di dipendenti, clienti e fornitori, anche per fini ulteriori rispetto a quelli meramente amministrativi interni. 

  3. I dati trattati sono quelli riportati dall’informativa privacy (dati personali, dati di navigazione, dati comunicati volontariamente, eventuali dati particolari per eventuali candidature tramite l’area lavora con noi).

  4. I Contitolari hanno stabilito di designare un punto di contatto per gli Interessati presso la società capogruppo OCTA, per l’esercizio dei diritti di cui agli artt. 15 e ss. GDPR.

  5. Per consentire a OCTA di soddisfare le richieste degli Interessati, i Contitolari si sono impegnati a inoltrarle le richieste eventualmente ricevute ed a fornire alla stessa la collaborazione necessaria alla loro gestione.

  6. Nel rispetto di quanto previsto dal GDPR, gli interessati potranno esercitare i propri diritti anche direttamente nei confronti di ciascun Contitolare.

  7. Gli interessati potranno altresì contattare il DPO di CRIPPA, all’indirizzo dpo@crippa.it, nonché il DPO di SMI, all’indirizzo dpo.smi@smisrl.it. 

  8. I Contitolari hanno stabilito che OCTA sia responsabile per la fornitura agli Interessati delle informazioni sui trattamenti svolti in contitolarità (artt. 13 e 14 Regolamento).

  9. Nel rispetto dei principi di cui all’art. 32 GDPR, i Contitolari, si impegnano ad adottare le misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, per proteggere i dati personali raccolti, trattati o utilizzati nell’ambito del rapporto di contitolarità. 

  10. I Contitolari hanno stabilito che OCTA sia responsabile per l’adempimento degli obblighi di notifica all’Autorità di controllo e di comunicazione agli Interessati delle eventuali violazioni dei dati personali verificatesi sul sito del gruppo, fatte salve le violazioni inerenti agli “strumenti” del trattamento che siano sotto esclusivo controllo dei Contitolari.

  11. CRIPPA e SMI hanno designato un proprio Responsabile della Protezione dei Dati (RPD - DPO), i quali sono contattabili rispettivamente agli indirizzi e-mail dpo@crippa.it e dpo.smi@smisrl.it. Gli altri Contitolari hanno assunto l’’impegno di designare un DPO nel caso in cui l’effettuazione dei trattamenti in contitolarità imponga tale designazione ai sensi del GDPR.

  12. Ciascun Contitolare ha assunto l’impegno di effettuare eventuali trasferimenti dei dati personali verso paesi non UE/SEE o organizzazioni internazionali soltanto nel rispetto di quanto previsto dalla normativa sulla protezione dei dati personali, assicurando che il livello di protezione delle persone fisiche garantito dal Regolamento non sia pregiudicato da tali trasferimenti, dando preventivamente avviso all’altro Contitolare e curando l’aggiornamento delle informazioni da fornire agli Interessati


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